Как мы сократили пересмотр зарплат с трёх недель до одной: запуск HR-платформы Paylab
Paylab — гибкая on-premise платформа для совместной работы над пересмотром вознаграждений. Система заменяет рутинную пересылку Excel-файлов на прозрачный процесс с настроенной ролевой моделью и деревом согласований.
К нам обратился Александр Виноградов, человек с 20-летним опытом в C&B, который руководил вознаграждениями в Лаборатории Касперского, ВК и ВТБ. Он искал ИТ-команду, чтобы разработать собственный независимый сервис для автоматизации пересмотра зарплат.
За месяц до этого мы в KTS сами проходили очередной пересмотр и на себе прочувствовали всю боль процесса: ручная сборка таблиц, бесконечные пересылки в мессенджерах и сорванные сроки. Мы поняли, что проблема насущна, а удобных альтернатив на рынке нет.
Поэтому мы договорились с Александром разработать платформу буквально «как для себя». В итоге на макеты ушел один месяц, на запуск MVP — два. И уже на этом этапе мы провели первый успешный пилот и стали полноценными пользователями системы.
В кейсе вы узнаете
Управляющий партнер, руководитель системной аналитики
Максим Павлов
Как устроен классический пересмотр вознаграждений и какие у него ограничения
Как устроена ролевая модель и логика согласований в Paylab
Какие задачи стояли перед новой платформой и почему мы отказались от интеграции с 1С
Как мы внедрили Paylab у себя и какие бизнес-результаты получили
Как мы сэкономили 80% на верстке и доработали систему за одну ночь
благодаря no-code
В компаниях от 500 человек ежегодный пересмотр вознаграждений — это серьезный стресс-тест для всей команды. Обычно этот процесс устроен так:
Как устроен классический пересмотр вознаграждений и какие у него ограничения
HR-специалист выгружает огромный массив данных из 1С или SAP.
Добавляет в таблицу параметры для расчета премий, настраивает бюджеты, прописывает формулы, скрывает часть служебных столбцов и нарезает этот массив на десятки или сотни небольших Excel-файлов.
Рассылает руководителям подразделений по электронной почте или в мессенджерах.
В итоге линейный процесс превращается в запутанную сеть коммуникаций, что влечет за собой несколько серьезных рисков
Риск утечки данных
Зарплаты и премии — чувствительная информация. Когда десятки таблиц отправляют в почте и мессенджерах, рано или поздно файл с окладами может получить не тот адресат.
Формальный подход к людям
Из-за технической сложности приоритет руководителя — работа с таблицей, из-за этого не остается времени лично обсудить мотивацию с сотрудником, дать обратную связь и объяснить решение.
Нецелевое использование времени
C&B-специалисты и топ-менеджеры стоят дорого. Вместо аналитики, стратегии и работы с бюджетами они занимаются рутиной. Потери от этого могут достигать миллионов рублей.
Хаос в версиях
Руководители заполняют таблицы, отправляют их для согласования и получают обратно с правками. Появляются несколько версий одного документа, формулы слетают, и появляются ошибки.
На рынке почти нет легких альтернатив для автоматизации C&B-процессов. Существуют масштабные HR-системы, но они стоят дорого, внедряются месяцами и часто требуют перехода в облако, что подходит не всем enterprise-компаниям из-за требований безопасности.
Перед нами стояла задача разработать платформу, которая
Какие задачи стояли перед новой платформой и почему мы отказались от интеграции с 1С
Работает on-premise и разворачивается на серверах компании, чтобы чувствительные данные не покидали внутренний контур.
Внедряется за недели, а не месяцы без долгой кастомной доработки под каждого клиента.
Сохраняет удобство таблиц — руководители привыкли к Excel, поэтому система должна уметь фильтровать данные, поддерживать формулы и кастомные столбцы.
Управляет доступом, чтобы каждый видел только своих подчиненных, а итоговые данные хранились в едином безопасном пространстве.
Почему мы не включили в список задач интеграцию с 1С и SAP
Хотели сделать выгрузку данных по одной кнопке
На старте казалось очевидным: качественный HR-продукт обязан напрямую подключаться к учетным системам (1С или SAP) по API. Мы хотели сделать выгрузку данных о сотрудниках по одной кнопке.
В реальности HR-специалистам приходится делать вручную
Но в процессе общения с рынком выяснили, что данные в учетных системах часто неактуальны: грейды могут быть старыми, а переводы сотрудников в другие отделы не зафиксированы. В реальности HR-специалисту всё равно приходится выгружать сырой массив данных и актуализировать его вручную.
Прямая интеграция увеличила бы сроки внедрения
Прямая интеграция привела бы к тому, что платформе приходилось бы забирать «грязные» данные, а настройка API-шлюзов с разными учетными системами клиентов увеличила бы сроки внедрения на месяцы.
Платформа распознает структуру и автоматически формирует дерево согласований
Актуализирует их в таблице и загружает готовый мастер-файл в Paylab
Эйчар привычно выгружает данные из 1С
Вместо этого мы сделали умную загрузку Excel-файлов
Это решение сохранило продукту главное преимущество — легкость и быстрый запуск без ИТ-доработок.
Когда мастер-файл загружен, начинается основной этап пересмотра вознаграждений.
В классическом процессе на этом шаге HR-специалисту пришлось бы вручную нарезать огромную таблицу на десятки маленьких Excel-файлов для каждого руководителя, а затем отправлять их.
В Paylab процесс переносится в безопасное пространство с жестко настроенными правами доступа.
Как устроена ролевая модель и логика согласований в Paylab
Изоляция данных внутри команды
Главный принцип ролевой модели — руководитель получает доступ только к данным своих подчиненных. HR-отделу больше не нужно дробить файлы, чтобы скрыть чужие зарплаты: доступы предоставлены на основе оргструктуры.
Это не только экономит часы ручной работы, но и полностью закрывает риск того, что файл с чувствительными данными по ошибке уйдет не тому адресату.
1/3
Защищенный интерфейс вместо хрупких Excel-файлов
В классическом подходе HR-специалисту приходилось прописывать формулы в Excel, блокировать ячейки для редактирования и прятать листы со служебной информацией, надеясь, что руководители ничего не сломают при заполнении.
Когда линейный руководитель заходит в систему, он видит интерфейс с готовыми данными: доступный бюджет, грейды, текущие оклады и рекомендации по повышению. Встроенный движок автоматически пересчитывает остаток бюджета при каждом введенном значении, и руководитель физически не может повредить логику расчета или удалить нужную колонку.
В Paylab HR-администратор централизованно настраивает единую логику расчета (форму) для всей компании.
2/3
Согласование одним действием
Мы отказались от привычных для систем документооборота кнопок «Согласовать» или «Вернуть на доработку», которые часто затягивают процесс и провоцируют цикличные пересылки файлов. В Paylab руководитель использует только одно действие — «Отправить руководителю». После подтверждения доступ к редактированию закрывается, а данные автоматически поднимаются на следующий уровень управления.
Если руководитель на уровень выше не согласен с предложенной суммой, он может исправить ее сам. В редких случаях — заново открыть доступ подчиненному.
Такой подход делает процесс предсказуемым. Данные идут строго снизу вверх по всем подразделениям. На каждом этапе менеджеры фиксируют свои решения, и в итоге HR-директор получает один готовый сводный отчет.
3/3
У каждого enterprise-клиента своя уникальная логика премирования и расчетов. Чтобы им не приходилось платить за долгую кастомную разработку при каждом внедрении, в основу платформы заложили no-code конструктор.
Как мы сэкономили 80% на верстке и доработали систему за одну ночь благодаря no-code
В основе — no-code конструктор
У каждого enterprise-клиента своя уникальная логика премирования и расчетов. Чтобы им не приходилось платить за долгую кастомную разработку при каждом внедрении, в основу платформы заложили no-code конструктор.
Отказались от отрисовки типовых таблиц
Мы сразу отказались от отрисовки типовых таблиц и полей с нуля. Вместо этого использовали готовую библиотеку компонентов Ant Design. Это сэкономило заказчику 80% бюджета на фронтенд и позволило сфокусировать ресурсы команды на сложной бизнес-логике.
Решение проверили на тендере
Насколько адаптивной получилась система, проверили на тендере крупной компании с более 5000 сотрудников. Заказчик выставил специфические требования к фильтрации данных и процессу пересмотра, которых в Paylab еще не было.
Брать паузу минимум на пару недель
При классической разработке нам бы пришлось
Подключать команду бэкендеров
Переписывать часть логики продукта
Основатель продукта Александр Виноградов вместе с управляющим партнером KTS Максимом Павловым за несколько часов собрали недостающие фичи прямо во внутренних no-code конструкторах платформы.
Разработчики для этого не понадобились вообще.
Что сделали мы
«Чтобы изменить логику согласования, добавить новые параметры оценки или поменять формулы расчета, достаточно компетенций HR-администратора. Платформа подстраивается под процессы компании, а не наоборот, и это позволяет экономить время и бюджет на ИТ-поддержку».
Александр Виноградов
Основатель Paylab
Мы протестировали Paylab на своих внутренних процессах. Внедрение заняло минимум времени, а результаты полностью подтвердили изначальную задумку Александра Виноградова.
Как мы внедрили Paylab в KTS и какие бизнес-результаты получили
Скорость пересмотра зарплат выросла в 3 раза
Раньше весь цикл занимал три недели, а теперь сократился до одной. Итераций стало кардинально меньше, а процесс согласования стал полностью прозрачным для HR-отдела.
Экономия времени дорогих специалистов
В старом процессе тимлиды тратили часы на заполнение и проверку таблиц. Для крупных компаний такое отвлечение от работы оборачивается многомиллионными потерями. Paylab берет агрегацию данных на себя и возвращает руководителям ресурс на основные бизнес-задачи.
Безопасность данных обеспечена «из коробки»
Файлы с зарплатами, бонусами и премиями больше не пересылаются в корпоративных мессенджерах или по почте. Система сама рассылает руководителям письма-приглашения. Каждый видит только свою команду, а сводный бюджет доступен только топ-менеджменту.
Возвращение фокуса на команду
Система забирает рутину по сведению и проверке файлов. Это позволяет менеджеру направить время на работу с командой: лично обсудить с сотрудником новую зарплату, объяснить логику и дать понятную обратную связь.
В результате пересмотр вознаграждений перестает быть просто техническим процессом в таблицах и начинает напрямую работать на лояльность сотрудников.
Мы хотим объединить в одном пространстве всю историю развития сотрудника: оценки 360, обратную связь от коллег и калибровочные сессии.
У каждого enterprise-клиента своя уникальная логика премирования и расчетов. Чтобы им не приходилось платить за долгую кастомную разработку при каждом внедрении, в основу платформы заложили no-code конструктор.
Когда руководитель перед распределением бюджета видит объективный трек результатов своей команды, это принципиально повышает качество и прозрачность принимаемых решений.
Читайте также
АДРЕС ОФИСА:
Москва, рубцовская набережная 3с1
